I januar 2016 går vi over til å bruke det nye medlemssystemet. Samtidig vil vi også fra 2016 innføre sentral kontingentinnkreving og bytte til februar som innbetalingsmåned for kontingent. Det er altså tre endringer på en gang. Her er litt mer informasjon:

Vi benytter vårt eksisterende medlemssystem til alle nye medlemmer som kommer i høst. Husk at nye medlemmer må betale kontingent for 2015 dersom de skal telle med på årsrapporten for 2015. Og, årsrapporten for 2015 leverer du inn akkurat som før: Fra vårt eksisterende medlemssystem, innen 15. november.

Eksisterende medlemmer skal IKKE betale kontingent høsten 2015. Kontingenten for hele 2015 ble innbetalt i oktober-november 2014. For de som ikke har betalt kontingent for høsten 2015, skal halv kontingent innbetales, slik beløpet fremkommer i medlemssystemet. Kontingenten for 2016 skal innbetales i februar 2016.

Den 25. november er det slutt for det medlemssystemet vi har brukt til nå. Desember blir brukt til å overføre all informasjon over til det nye medlemssystemet. Dette gjøres sentralt, så du kan ta en velfortjent juleferie. Vi vil ved juletider sende ut en detaljert brukerveiledning for nytt medlemssystem.

Januar 2016

I starten av januar 2016 får du tilgang til vårt nye medlemssystem, og i den forbindelse er det et par viktige ting alle grupper må gjøre:

Det aller viktigste er at du må legge inn gruppens kontingentsatser for 2016. Sentral kontingentinnkreving betyr at du som gruppeleder slipper å sende ut krav om kontingentinnbetaling. Men, systemet må vite hvor mye din gruppe skal ha i kontingent. Gruppen kan ha differensiert kontingent for familiespeidere, konfirmantspeidere, studentspeidere, ledere og ordinære medlemmer.

Omtrent like viktig er det at du har sjekket medlemsregisteret i det nye systemet. Har noen byttet adresse eller epost-adresse? Har noen sluttet eller begynt? – Og du må sjekke at medlemmene har riktig kontingent-kategori: Familiespeider, konfirmantspeider, studentspeider, leder eller ordinært medlem.

Du har hele januar på deg, men ikke mer. I starten av februar sendes nemlig kravene om kontingentinnbetaling ut til alle medlemmene. Det skjer helt automatisk, og du vil se i medlemssystemet at faktura er utsendt. Det eneste du vil merke er at statusen for medlemmene vil gå fra ikke-betalt til betalt, etter hvert som innbetalingene kommer. – Og, litt etterpå vil gruppens andel av kontingenten komme inn på gruppens bankkonto. (Hvis du husket å legge den inn i januar.)

Nytt medlemssystem

I januar 2016 innføres vårt nye medlemssystem.

Hypersys

Det nye medlemssystemet heter Hypersys og er utviklet av Unicornis AS. Hypersys er spesialtilpasset for frivillige organisasjoner, og benyttes i dag av 37 andre frivillige organisasjoner: Noen mindre enn oss og noen større enn oss.

Unicornis AS er et non-profit aksjeselskap som eies av en del av organisasjonene som aktivt bruker systemet. Det betyr at fortjenesten ikke utbetales som aksjeutbytte, men automatisk benyttes til kontinuerlige forbedringer i medlemssystemet.

På samme måte som vårt nåværende system, vil du bruke Hypersys gjennom nettleseren (Internett Explorer, Google Chrome, Safari, Firefox, Opera eller lignende).