Informasjon om medlemsregistrering:
MEDLEMSREGISTRERING
Digital rapportering i medlemsregisteret
Gruppene skal bruke forbundets medlemsregister for rapportering av medlemmer. Her kan man enkelt registrere nye medlemmer, korrigere adresser og skrive ut medlemslister, adresseetiketter og ta ut hele eller deler av datasettet til f.eks. Excel.
Hvis gruppen ikke har hatt tilgang til medlemsregisteret tidligere, er det gruppeleder som må be om skrivetilgang. Send en e-post til post@kmspeider.no eller ring Gro på forbundskontoret (22 99 15 50) med følgende opplysninger:
1.Gruppens navn
2.Navn på den leder som skal ha tilgang
3.E-postadresse til den leder som skal ha tilgang
Årsrapporten og medlemslister sendes inn elektronisk via medlemsregisteret. Når du er ferdig med å registrere nye medlemmer og gjort alle nødvendige korrigeringer, kan du sende rapporten. Du vil da bli bedt om å bekrefte at de registrerte opplysninger er korrekte før du sender inn. Fristen for innsending av årsrapport er 15. november.
Husk: Send inn årsrapport og medlemsliste, og betal kontingent for nye medlemmer innen 15. november! Da mottar dere Frifond-støtte i desember!
Dette er viktig for den nasjonale støtten inneværende år. Etterinnmeldinger kan legges inn fram til 25. november. Da vil det gjøres en frys av medlemsdataene før de overføres til det nye medlemssystem Hypersys. Sørg derfor for at all informasjon er oppdatert så godt som mulig før 25. november, slik at informasjonen er ajour til februar når ny kontingent sendes ut fra det nye medlemsregisteret. Endringer mellom 25. november og januar må samles opp og oppdateres etter gruppene får tilgang til nytt medlemssystem i januar 2016.
Et oppdatert og korrekt sentralt medlemsregister er også viktig for at nye medlemmer skal være forsikret, kunne få medlemsblader og annen viktig informasjon.
Medlemsregisteret finner du her.
Gruppene skal bruke medlemssystemet HyperSys til å rapportere antall medlemmer. I HyperSys er det mulig å registrere nye medlemmer, korrigere adresser og skrive ut medlemslister, adresseetiketter, og ta ut hele eller deler av datasettet til Excel.
Medlemssystemet HyperSys finner du på kmspeider.hypersys.no.
Spørsmål og svar om medlemsadministrasjon
Viktige fordeler med oppdaterte medlemslister
Det er lurt å oppdatere medlemslistene jevnlig sånn at alle som deltar i KFUK-KFUM-speidernes aktiviteter er dekket av forsikringer, mottar medlemsinformasjon og får tilbud om kurs og arrangementer.
I tillegg bør dere ta en ekstra gjennomgang og oppdatere medlemslister ved årsskifte, slik at kontingentkrav og årsrapport blir korrekt.
Ulike roller gir ulike tilganger i HyperSys
- Ledere og assistenter har skrive- og lesetilgang til gruppas sider, og kan gjøre endringer i medlemsslisten.
- Gruppeleder har i tillegg tilgang til å se godkjente politiattester og registrere gruppekontingent.
- Gruppeleder og medlemssekretær har rettighet til å sette gruppekontingent.
Mer om medlemssystemet hypersys.