Forbundskontoret har et beredskapsansvar for alle speidergrupper som reiser utenlands. For å sikre at forbundskontoret har god nok informasjon om turen og de reisende, må alle speidergrupper som planlegger reiser utenlands registrere reisen som et arrangement i medlemsregisteret. Alle som skal delta på arrangementet må melde seg på og legge inn pårørendeinformasjon om seg selv. I tillegg må dere sende en e-post til post@kmspeider.no med informasjon om hvor og når dere skal reise, hvor mange speidere og ledere som er med og hva arrangementet heter i medlemsregisteret. Alt dette må gjøres senest en uke før avreise. Dersom noe uforutsett skulle skje på turen, kan dere ta kontakt med vår beredskapstelefon på 915 16 612 (ikke SMS).