1. Kretsen i KFUK-KFUM-speiderne

1.1 DEN GODE OG ATTRAKTIVE KRETS

Kretsen er det helt nødvendige limet mellom våre 250 grupper og forbundsleddet i vår organisasjon.

Kretsen har følgende viktige oppgaver å løse:

  • Styrke og ivareta ledermiljøet og ledertreningen
  • Arrangere paturljeførerkurs
  • Arrangere kretsleir
  • Tilrettelegge for at alle kretsens speidere har tilbud om leir hvert år: landsleir, kretsleir, gruppeleir, utenlandsleir m.m
  • Hjelepe gruppene med å søke og formidle støtte fra ulike instanser.
  • Drive aktiv medlemsvekst ved å støtte eksisterende grupper, og jobbe for nystart i tett samarbeid med forbundsleddet.
  • Implementere, motivere og styrke nødvendige tiltak fra strategiplaner.
  • Sikre at forbundets representative demokrati fungerer gjennom kretsting, og deltakelse på kretsforum og landting.

Kretsleder er øverste tillitsvalgte, og er valgt fordi medlederne har tillit til at du – sammen med resten av styret og øvrige ressurser – løser de oppgavene som er nevnt over på en tilfredsstillende måte for fellesskapet. Alt vårt speiderarbeid drives lokalt. Alt det krets og forbund skal beskjeftige seg med skal støtte opp om det lokale arbeidet: Gjøre det attraktivt og enkelt. Lykke til med den meningsfulle oppgaven!

2. Fordeling av oppgaver

Det finnes arrangementer kretsene må arrangere, arrangementer kretsen bør arrangere og arrangementer kretsen kan velge selv om de arrangerer. Må-oppgavene er det minimum alle kretser, uansett størrelse, skal arrangere.

2.1 MÅ-OPPGAVER I KRETSEN

Årlige kretsting
Organisasjonsbestemmelsenes § 2.1 fastsetter bestemmelser for kretsting – kretsens årsmøte. Det er kretsleder som er ansvarlig for at dette møtet blir avholdt. Kretstinget er også en viktig anledning for landsstyrets kontaktperson til å komme med en hilsen, samt få til en god dialog med kretsens ledere. Se organisasjonsbestemmelsene for regler for gjennomføringen av kretsting.

Kretsstyremøtene
Det er kretsleder som leder kretsstyremøtene. Kretsstyret leder kretsen mellom kretstingene. Kretsstyrets oppgaver er regulert i organisasjonsbestemmelsenes § 2.2, og § 2.3 omhandler kretsleders særskilte oppgaver.

Kretsens arrangementsplan/handlingsplan
Kretsens hovedoppgave er å “legge til rette for et godt speider- og ledermiljø og å virke for at KFUK-KFUM-speiderarbeidet skal bli kjent og tatt opp på nye steder” (org.best. § 2). Dette bør gjenspeiles i kretsens terminliste, og i sakene på kretsstyrets agenda.

Obligatoriske arrangementer for kretsleder
Det forventes at kretsleder (sammen med visekretsleder og roverkontakten i kretsen) deltar på kretsforum (arrangeres i oktober annethvert år - se kalender her). Dette er det viktigste dialogmøtet mellom kretsene og landsstyret mellom landstingene. Her legges viktige premisser for strategi og landsting- sakene. Landstinget i KFUK-KFUM-speiderne arrangeres annenhvert år i april måned, og er forbundets høyeste besluttende organ. Her har kretsleder plikt og rett til å delta. Landsting arrangeres i oddetallsår.

2.2 BØR-OPPGAVER I KRETSEN

Særlig aktuelle arrangementer for kretsen å tilby er

  • Patruljeførerkurs
  • Årlig kretskonkurranse som kvalifikasjon til NM i speiding
  • Merkekurs for ledere
  • Ledersamlinger/inspirasjonssamlinger

2.3 KAN-OPPGAVER I KRETSEN

Tenkedagen (22. februar hvert år)
Både Lord og Lady Baden-Powell var født 22. februar (Lord Baden-Powell er speiderbevegelsens grunnlegger), noe som markeres med Tenkedagen eller World thinking day, som det kalles innenfor WAGGGS. Tenkedagen ble innstiftet allerede i 1926, og fra 1932 har det vært organisert som en verdensomspennende innsamlingsaksjon. Det lages også hvert år et meget godt programmateriell av WAGGGS, som er enkelt å ta i bruk for gruppene. Programmet passer like godt for gutter som for jenter. Det er ikke nødvendig å samle inn penger for å bruke programmet. Det står seg veldig godt som en aktivitet og markering i seg selv. Det er også vanlig at det utformes et tenkedagsbudskap til 22. februar. Det lages også et norsk tenkedagsbudskap. Disse kan med fordel integreres i kretsens markering av dagen, og dette legges ut på kmspeider.no. Penger gruppene samler inn, kan overføres til forbundet (konto 30001688487) , merket “Tenkedagsfondet”. Pengene overføres til WAGGGS.

St.Georgsdagen (23. april)
Legenden om St. Georg brukes som et symbol for det godes seier over det onde. I speidersammenheng brukes St. Georgsdagen til å sette fokus på det kristne verdigrunnlaget i speideren. St. Georgsdagen er 23. april, men feiringen kan legges til nærmeste helg, gjerne som en speidergudstjeneste på søndagen. Det er også laget et egne St. Georgsmerke som speiderne kan ta i forkant av St Georgsdagen. Merkekravene finner du i aktivitetsbanken.

Generelt
For alle arrangementer i kretsen er det viktig å sette opp en plan:

  • Når og hvordan sendes det ut invitasjon?
  • Sted og tid
  • Påmeldingsfrist, og påmeldingsmåte (til en person, på SMS eller e-post?)
  • Hvordan sørger vi for at alle blir kjent med hverandre på arrangementet?
  • Husk en inkluderende holdning og et inkluderende program for nye ledere.
  • Program
  • Hva må deltakerne bidra med, og hva gjør kretsstyret?
  • Pris, og hvordan skal deltakerne betale? (Giro, direkte inn på konto, kontant på arrangementet?). Skal det være gratis, må det fremkomme.
  • Budsjett for arrangementet, skal kretsen stå for å betale noe, eller skal arrangementet gå i null?
  • Forkynnelse/andakt. Hvem og hvordan?
  • Skal det samles inn penger til noe formål? Vi anbefaler Globalaksjonen!
  • Etterarbeid, vasking, hvem har ansvaret?
  • Skal vi samarbeide med noen om arrangementet? (NSF, andre kretser, KFUK-KFUM)

3. Relasjoner og samarbeid

3.1 EKSISTERENDE GRUPPER

Dette er et forslag til hvordan kontakten med gruppene kan organiseres, hver krets må finne en løsning som passer hos seg. Det sentrale er at kretsen har et system for jevnlig kontakt med gruppene (f.eks i forkant av hvert kretsstyremøte), slik at gruppene føler seg ivaretatt og sett. Kretsstyret kan med fordel skaffe seg en oversikt over situasjonen i alle gruppene, for å finne ut hvor det er potensial for vekst. Styret kan se på antall medlemmer i enhetene i gruppa, og på hvilke lederressurser gruppa har, og på den måten bidra til å bevisstgjøre gruppene på hvilket potensial som finnes i gruppa. Alle gruppene i kretsen fordeles mellom kretsstyremedlemmene, som skal fungere som kontaktperson og ha ansvaret for å følge opp gruppene to ganger årlig. Oppfølgingen kan skje på flere måter, men om mulig bør gruppa besøkes på et ledermøte en gang i året.

Gruppekontakt
Dette er tips til hvilke tema kretsstyret bør snakke med alle gruppene om med jevne mellomrom. Her et forslag til notat du kan bruke under samtalen.

Gruppe:
Dato:

  • Lederomsorg: Hvordan går det som gruppeleder? (Belastning, tid, humør.)
  • Hvordan fungerer gruppa? (Ledersituasjon, arbeidsfordeling, inspirasjon, møtefrekvens og møteinnhold.)
  • Spesielle saker gruppa/gruppeleder jobber med? (Noen gode ideer som kan formidles. Noen saker der kretsen kan bidra?)
  • Arrangementer. ”For hvem” ( Leder, peff, rover, vandrer, stifinner, oppdager, familiespeider) ”Hva slags” ( Årsmøte, kurs, leir, helg, konkurranse, en-dags, kveld) …siden sist prat? (Deltagelse, ledere, gjennomføring, erfaringer, gjentagelse/neste) …kommende? (Invitasjon, deltakere, ledere, påmelding) …avlyste? (Få deltakere, ikke ledere, påmelding/invitasjon)
  • Tipse om kommende kretsarrangementer! (Ha kretsens terminliste foran deg, velg et par aktuelle.)
  • Diverse. Aktuelle saker… (Levert årsrapporter. Saker kontoret/kretsstyret ønsker fokus på.)
  • Oppfølging fra forrige samtale. (Se gjennom notatene fra forrige samtale først.)
  • Saker som skal opp på neste kretsstyre/kretsting. (Se gjennom saklisten, er det noen saker du kan tenke deg å spørre om GL sinmening?)
  • Neste samtale (Sees vi på et arrangement? Hvilke dager er best å snakkes? Noe jeg bør huske
    på til neste samtale?)
  • Kretsstyremedlemmet kan ta kontakt på e-post, men hvis gruppeleder ikke svarer innen to uker, skal styremedlemmet ringe.

Nye grupper
Kretsen har en viktig rolle i opprettelsen av nye grupper. Kretsen bør støtte og veilede de nye lederne i den nye gruppa, slik at gruppa kan vokse seg livskraftig. Gruppa bør inviteres med på kurs og ledersamlinger, og kretsstyret kan gjerne besøke den nye gruppa. Kretsstyrets rolle er spesielt å sørge for at gruppa blir riktig registrert formelt og at gruppeleder har signert ledererklæring og fremvist politiattest.

Nedleggelse av grupper
Det kan selvfølgelig skje at en speidergruppe ikke lenger er i stand til å drive speiderarbeid på en forsvarlig måte. Dette skyldes ofte mangel på kvalifiserte ledere. Hvis så skulle skje, må gruppa legges ned, eller stilles i bero for en periode. I slike tilfeller er det en del formelle bestemmelser å forholde seg til. Disse finnes i organisasjonsbestemmelsene § 1.9. Det aller viktigste i en slik situasjon er å holde god kontakt med speiderkretsen. Dersom kretsen og forbundet på et tidlig stadium får vite at gruppa sliter, er det mulig at kretsen kan yte hjelp til en kommer ”over kneiken”. Når en speidergruppe har vært nedlagt i åtte år skal formue og utstyr tilfalle kretsen, og brukes til annet speiderarbeid. Landsstyret kan disponere fra bestemmelsene i denne paragrafen.

3.2 FORBUNDET

Kretsen er mellomleddet i forbundet, mellom gruppene og landsstyret og de ansatte sentralt. Hver krets har en kontaktperson i landsstyret, og denne skal ha kopier av referat og innkallinger til kretsstyremøter. Landsstyrets kontaktperson skal ha løpende kontakt med kretsleder, og det er naturlig at vedkommende deltar på kretsens årsmøte, og eventuelt andre arrangementer i kretsen. Kretsen har også en viktig funksjon som rekrutteringsarena for nye landsstyremedlemmer og andre sentralt tillitsvalgte. Styret bør oppfordre ressurspersoner til å stille til valg og til å engasjere seg også sentralt.

Sentralleddet i forbundet vårt kan også være til hjelp for grupper som ønsker vekst eller som trenger organisatorisk hjelp. En oversikt over ansatte finner du her. Du kan kontakte sentralbordet på 22 99 15 50 eller på post@kmspeider.no.

3.3 ROVERNE I KRETSEN

Mange krets har en egen roverkontakt og det er naturlig at kretsens roverkontakt sitter i kretsstyret med møte- og talerett. Roverkontakten skal:

  • Informere rovernemnda om kretsens arrangementer.
  • Være kretsens roverrepresentant på landsting.
  • Ha ansvar for å "varsle om rovere som flytter til andre kretser, særlig studentbyene Oslo, Trondheim, Bergen og Stavanger.

Kretsstyret bær finne en roverkontakt hvis ikke dette skjer av seg selv. Kretsstyret skal få informasjon om hvem som er rovernemndas kontaktperson, eventuelt ytterligere kontakt dersom kretsen sliter med roverarbeidet. Kretsen bør betale roverkontaktens roverkongress og kretsforum. Kretsstyrets rolle overfor roverne i kretsen er først og fremst å følge opp at arbeidet flyter av seg selv, og å støtte roverne slik at roverarbeidet i kretsen blir best mulig. Roverarbeidet er et felt der det er store forskjeller mellom kretsene, og det mest hensiktsmessige er at hvert kretsstyre i samarbeid med roverne finner en ordning som fungerer.

4. Vekst

Når kretser skal jobbe med vekst, kan de gå fram på denne måten:

Finn ut hva som er kretsstyrets ambisjoner
De må være målbare. Det er viktig at ambisjonene er edruelige, og at det er noe dere virkelig har lyst til å få til.

Tilby patruljeførerkurs og promoter Norsk Roland
I over hundre år har speiderbevegelsen bygget sitt program rundt patruljene, og da er det svært viktig at vi hele tiden utdanner patruljeførere og patruljeførerassistenter. Kretsene har svært ulik størrelse. Små kretser kan samarbeide med andre om arrangementet, mens store kan arrangere flere patruljeførerkurs alene. Dersom det er få påmeldte til PF-kurs, eller at det bare er de samme gruppene som sender speiderne på kurs, bør kretsstyret ringe til troppslederne og få dem til å sende speiderne på kurs. Kretsstyret bør ha i bakhodet at i grupper med mange foreldre som ledere, ikke vil kjenner alle tradisjoner, og vet kanskje ikke hvem man skal sende, og hvorfor. Da må kretsstyret fortelle dem det.

Tilby lederkurs
Vi må gi lederne våre mulighet til å utvikle seg. Små kretser kan samarbeide om lederkurs, mens store kan arrangere det selv. Alle ledere bør få tilbud om lederkurs. Gode ledere gir gode turer og møter. Gode turer og møter fører til at speiderne blir lengre i organisasjonen vår. Les mer om lederkurs her.

Ha en plan for å ta imot nye ledere og grupper
Kretsstyret har en viktig rolle når det gjelder å ta i mot og støtte nye grupper og nye ledere. Spesielt ledere uten speiderbakgrunn synes ofte det er vanskelig å komme inn i fellesskapet fordi man ikke kjenner ”kodene”. Kretsstyret kan hjelpe til å senke terskelen og få dem til å føle seg som en del av fellesskapet.

Snakk med gruppene om ambisjoner og vekst
Kretsstyret bør snakke med gruppene sine om hva de tenker om vekst. Har gruppene noen målsetninger? Grupper som ønsker å gjøre noe med sin egen situasjon, kan tipses om heftet ”Bli flere”.

Benytt dere av forbundskontoret!
Forbundskontoret har ulike ressurser tilgjengelig for vekstarbeid. Kontoret sender ut gratis vervekort, plakater og hefter, og kan låne ut større bannere til promotering. Noe av materiellet finnes også på andre språk. Her kan du lese mer og bestille. I tillegg har forbundskontoret en ansatt vekstkonsulent som kan bistå kretsen eller de individuelle gruppene med vest og rekruttering.

5. Ledermiljø

5.1 LEDEROMSORG

Hva er et godt ledermiljø?
Et godt ledermiljø preges av godt samarbeid der alle tar et tak når det trengs. Det er også viktig at oppgavene fordeles etter de muligheter lederne til enhver tid har til rådighet. Det gode ledermiljøet tar hensyn til at lederne kan ha ulike muligheter til å delta på grunn av jobb- eller familiesituasjon. For at dette skal fungere godt, må de lederne som har begrensede muligheter til å delta være åpne om det, og være tydelige på når de kan og ikke.

Hvordan ta i mot nye ledere?
Kretser som får nye ledere, må være tydelige i forhold til hva det er behov for av ressurser i kretsen. Nye ledere må få muligheter til å bli kjent med kretsen og hvordan den drives uten å bli lesset ned med oppgaver. Da vil også kretsen kunne bli kjent med den nye lederen, og etter hvert dra nytte av de ressursene denne lederen har.

Lederomsorg
Det er av stor betydning at det er felles samlinger for lederne i kretsen. Disse må være nyttige og strukturerte slik at de oppleves meningsfulle. God mat er av stor betydning. Ledersamlinger, der det å være sammen med andre ledere står i fokus, dele erfaringer og være en del i en større sammenheng er viktig, spesielt for ledere i små grupper med få voksne. Speiderfaglige samlinger som kretsting, gruppeledersamling, merkekurs og lederkurs er viktige samlinger for ledere. Slike samlinger er med på å gi påfyll og inspirasjon til lederne. Lederkro på leirer er veldig nyttig. Der kan lederne samles uten at noe spesielt står på programmet, men man får tid til å slappe av sammen med andre ledere. For mange kan telefonkontakt med gruppelederne i kretsen være hensiktsmessig. Det er en grei måte å gjøre veien mellom kretsleddet og gruppene kortere. Kretsstyret skal være tilgjengelig for de lederne som har behov for det. Det er ikke nødvendigvis bare gruppelederne som har behov for å ta kontakt med kretsen. På samlinger er det bra om det kan være noen som har ansvar for det praktiske. Det er lederomsorg både for dem som får gå til duk og dekket bord, og for de kursansvarlige som slipper å tenke på mat og oppvask.

5.2 LEDERTRENING

Det er viktig med dyktiggjøring av ledere. Da er kurs på kretsplan og forbundsplan nyttige å få med seg. Kretsen må motivere for både egne og forbundets lederkurs og emnekurs. I tillegg til at lederne får bedre kompetanse, vil det ha stor positiv effekt på arbeid i krets og grupper. Dersom det er vanskelig for kretsen å holde egne kurs, kan det være lurt å gå sammen med en eller flere nabokretser. Ledere i KFUK-KFUM-speiderne tilbys kurs for øke kompetanse, få faglig påfyll og inspirasjon. Du kan se hvilke kurs som avholdes når under arrangementer. Kursmenyen er levende. Nye kurs kan komme til og andre fjernes. Det er mulig for grupper, sammenslutning av grupper og kretser å bestille kurs som avholdes lokalt hos dere. Les mer om kursmenyen og ledertrening her. 

6. Økonomi

6.1 SPEIDERGRUPPAS REKNESKAP

Ein rekneskap er eit nyttig hjelpemiddel for styring av krinsen sin aktivitet. Dei fleste krinsar har ikkje det som vert kalla rekneskapsplikt etter norsk lov, og treng ikkje sende rekneskapane sine inn til Brønnøysund slik som bedrifter skal. Men alle krinsar skal likevel føre ein rekneskap. Dette er fastsett i forbundet sine organisasjonsbestemmelsar.

Kva er eigentleg eit rekneskap?
Ein god start kan vere å tenke på ein rekneskap som ein dokumentasjon på dei økonomiske handlingane krinsen tek. Det er viktig å hugse på at ein rekneskap har fleire brukarar enn krinsstyret sjølve. Rekneskapen skal leggjast fram på krinsen sitt årsmøte, og sendast inn til forbundskontoret i samband med søknad om mva-kompensasjon med vidare. Når ein skal sende søknad om pengestøtte, er det ofte eit krav at godkjent rekneskap er vedlegg til søknaden. Ein rekneskap er revidert når det er kontrollert av ein utanforståande person. Denne personen må vere over 18 år, og ikkje medlem av speiderkrinsen. Ein godkjent rekneskap vil seie at den reviderte rekneskapen er vedteke på årsmøtet i krinsen. Protokoll frå årsmøte skal vere signert av to personar.

5.2 FORSIKRINGAR

Forbundet sine forsikringar gjeld i hovudsak medlemmer i KFUK-KFUM-speidarar. Les mer om forsikringer her.

6. Utstyr og eiendom

Det er mange type lokaler som benyttes i speideraktiviteten: Menighetshus, arbeidskirke, bedehus og kulturhus. Mange kretser er også eiere av egne hus og hytter. Forbundskontoret får med jevne mellomrom spørsmål knyttet til dette, og vil på generelt grunnlag informere om viktigheten av:

  • Å arrangere årlige brannøvelser. Skilting av rømningsveier. Slokkeutstyr.
  • Å tegne forsikringer på eiendommen og utstyr. Trygg oppbevaring av tinglyste dokumenter. Ta gjerne en sjekk på at offisielle dokumenter har riktig navn og organisasjonsnummer på gruppa
  • Godt dokumentert historikk (overtagelser, investeringer).
  • Regnskapsføring.
  • Speiderhytte/speiderhuskomite.
  • Jevnlige dugnader og vedlikehold (foreldregruppe).
  • Gode rutiner for utleie av eiendommen

Stiftelser
I noen kretser er eiendommer organisert som stiftelser. Ved en slik organisering er det viktig å avholde årlige årsmøter, protokollføre valg av stiftelsesstyre og godkjenning av regnskap. Regnskapet skal kontrolleres av statsautorisert revisor, og deretter sendes til Enhetsregisteret i Brønnøysund innen 1.august årlig. For stiftelser er det innsendelsesplikt av regnskap, og disse reglene kan ikke unngås. Fravær av innsendt godkjent regnskap kan koste dyrt i form av straffegebyr og renter. Forbundet anbefaler sine kretser å ikke velge stiftelser som organiseringsform.

7. Beredsskap

KFUK-KFUM-speiding skal drives i trygge rammer, både innenfor tradisjonelt friluftsliv og
vedrørende forebygging av grenseoverskridende atferd. Derfor har forbundet vedtatt en beredskapsplan for sikkerhet og en beredskapsplan ved seksuelle krenkelser. Forbundet har også utgitt sikkerhetsheftet “Trygg speiding”. Alle disse tre dokumentene bør være kjent av deg som ansvarlig kretsleder. Du kan lese mer om beredsskap og sikkerhet her.

Beredskapsplanen har blant annet disse konsekvensene for kretsstyret:

  • Hvis en person i kretsstyret er den første som mottar mistanke, melding eller anklage om krenkelser, skal hun/ han følge beredskapsplanens instrukser.
  • Hvis kretsleder/kretsstyret blir kontaktet av den som først mottar mistanke, melding eller anklage, skal kretsleder videreformidle kontakt med generalsekretær på tlf: 91516612.
  • I samarbeid med generalsekretær skal kretsstyret gi berørte speidergrupper ressurspersoner til å ivareta dem i denne situasjonen.