1. Introduksjon

1.1 HVA KJENNETEGNER EN GOD SPEIDERGRUPPE?

Det første kjennetegnet på en god speidergruppe er at lederne trives i gruppa. Trivsel og godt samhold er selve grunnlaget for å få til noe bra sammen. Dernest er det viktig å få til en bra struktur på driften av gruppa.

Semesterprogram
Lag semesterprogram i god tid. Sjekk aktivitetene opp mot menighet, krets og forbund, og få dette med i semesterprogrammet. Dette deles ut/sendes til ledere, medlemmer og speiderforeldre.

Økonomi
Ha en god plan for økonomien. Lag en plan for hvor og når en kan søke om økonomisk støtte.

Kurs
Det er viktig å sende ledere og patruljeførere på aktuelle kurs. Det er også greit å ha en oversikt over de ressursene som finnes i gruppa.

Noe å strekke seg etter
Det kan være bra for speidergruppa å ha noe å ”strekke seg etter”. Eksempler på dette kan være en utenlandstur med deltakelse på en leir eller besøk til en utenlandsk speidergruppe. Uansett hva dere velger å ”strekke dere etter” kan dette være med på å øke samholdet og entusiasmen i gruppa. 

1.2 SPEIDERGRUPPA

I følge Norges KFUK-KFUM-speideres organisasjonsbestemmelser er gruppa det laveste organisasjonsledd i forbundet som er pålagt å ha selvstendig økonomi og administrasjon. Speidergruppa er normalt delt inn i forskjellige enheter.

1.3 ENHETSINNDELING

Forbundets arbeidsgrener har følgende inndeling:
Familiespeiding: 0 år–6 år
Oppdagere: 1.–2. trinn
Stifinnere: 3.–4. trinn
Vandrere: 5.–10. trinn
Rovere: Fra fullført 10. trinn – til og med 25 år.

Overgang til ny aldersgruppe skjer etter skolens sommerferie hvert år. Medlemmer i 10. trinn kan etter nyttår være aspiranter i eldste arbeidsgren. Ut fra lokale forhold kan gruppetinget avvike fra denne inndelingen.

I tillegg drives annet speiderarbeid i henhold til retningslinjer og program fastsatt av landsstyret.

Hver av disse enhetene skal ha en ansvarlig leder som må være fylt 18 år. Hver enhetsleder kan (i samråd med gruppeleder) oppnevne flere medledere og assistenter. Disse må være fylt 15 år.

1.4 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEDERE OG TILLITSVALGTE

Hensikten med kvalifikasjonskravene er å sikre et akseptabelt nivå på kvaliteten og kunnskapen til våre ledere og assistenter før de begynner å praktisere. Vårt siktemål med disse kravene er at de skal være obligatoriske, forståelige og samtidig ikke mer omfattende enn at de er rimelige å kreve og samtidig gjøre det enkelt å være leder. Vi mener at en organisasjon som stiller noen minimumskrav til sine ledere, assistenter og tillitsvalgte fremstår seriøs og tillitvekkende. Dessuten mener vi at vi skylder våre speidere kvalifiserte lederkrefter.

2. Oppgaver i en speidergruppe

2.1 GRUPPELEDER

Gruppeleder har hovedansvaret for gruppa, og er ansvarlig for gruppas ”daglige” drift. Gruppelederen er bl.a. ansvarlig for gruppas øvrige ledere, gruppas økonomi og regnskap, medlemsregisteret med mer. Det er gruppelederen som er gruppas kontakt med kretsstyret og andre samarbeidspartnere som for eksempel menigheten, kommunen, andre grupper og andre organisasjoner. Det er normalt at det er gruppelederen som er gruppas postmottak. Derfor er det viktig at gruppelederen er snar til å sende aktuell informasjon videre til de andre lederne i gruppa. Det kan være en god ide å dele gruppelederoppgavene med en gruppeassistent.

2.1 GRUPPESTYRET

Som alle andre foreninger og lag må speidergruppa ha et styre. Dette styret har ansvar for gruppas administrasjon og økonomi. Gruppestyret ledes av gruppeleder, og bør bestå av representanter fra alle enhetene i gruppa. Det er gruppestyret som leder gruppa mellom gruppetingene, som avholdes en gang i året. Mellom gruppestyremøtene er det gruppeleder som leder gruppa. Noen grupper vil allikevel være så små at det er umulig å etablere et gruppestyre. I slike grupper er det naturlig at gruppeleder innehar alle disse vervene selv.

Hvordan skal man best organisere arbeidet i gruppestyret?

Det som er viktig er at gruppas forskjellige oppgaver blir fordelt på flere. Det er oftest ingen god idé at gruppelederen gjør alt. Dette sliter ut gruppeleden samtidig som de andre medlemmene ikke helt skjønner hvorfor de er med i gruppestyret. Det vil være naturlig å skifte ut medlemmer av gruppestyret etter som tiden går. Forsøk å planlegge dette slik at ikke alle medlemmene i styret skiftes ut samtidig. På den måten oppnås det bedre kontinuitet i det viktige arbeidet som gruppestyret gjør.

Her er noen eksempler på oppgaver som kan fordeles på medlemmene i gruppestyret:

  • Kasserer – fører gruppas regnskap
  • Materialforvalter – holder oversikt over gruppas utstyr
  • Sekretær – skriver referater og søknader
  • Infoansvarlig – oppdaterer gruppas internettsider ,gir informasjon til menighetsblad, lokalavis, foreldre med mer.

2.3 LEDERFLYT

Det er svært trist å måtte legge ned en speidergruppe fordi en eller flere av gruppas ”ildsjeler” slutter. Det aller beste er å ha så mange erfarne ledere at det alltid er minst en som er klar til å ta over når f. eks. gruppelederen eller en annen sentral leder slutter. Dette er ofte lettere sagt en gjort, men det er viktig at lederne i gruppa prater om dette en gang i blant. Ledere som ønsker å trekke seg tilbake bør også gi de andre lederne i gruppa beskjed om dette i god tid, slik at der er mulig å ”lære opp” en ny leder som kan overta oppgavene til den som slutter.

2.4 ÅRLIGE GRUPPETING

Det er gruppelederes privilegium å avholde gruppeting etter behov, og minst en gang pr år. Gruppetinget er gruppas formelle besluttende organ, ledes av gruppeleder, og fatter beslutninger med alminnelig flertall. Alle medlemmer fra 15 år har fulle rettigheter ved gruppeting, og skal innkalles. I organisasjonsbestemmelenes § 1.3 finner du gruppetingets oppgaver.

2.5 JEVNLIGE LEDERMØTER

Enhetene (oppdagerflokken, stifinnertroppen, vandrertroppen og roverlaget) skal ha jevnlige planleggingsmøter der de planlegger og evaluerer de ukentlige møtene, turer og andre arrangementer. I tillegg vil det være en stor fordel om gruppas ledere samlet satt seg ned 1- 2 ganger pr år for å drøfte lederkabalen framover, økonomi, samstemme terminlister, bedrive nytenking m.m. Dette kan godt være et gruppeting. Det er ofte fornuftig å avholde disse møtene i november og mai, før planer for neste semester legges. På slike møter kan alle lederne få være med å si sin mening om ”saker og ting” som rører seg i gruppa for tiden. Det er viktig at alle lederne føler at de hører hjemme i gruppa. Godt fellesskap blant lederne er med å bidra til at gruppa fungerer godt. Kombiner gjerne slike møter med god mat og hyggelig samvær.

2.6 ÅRLIGE LEDERARRANGEMENT

Ledere som trives, deler på arbeidet og ans varet, og blir sett og anerkjent for den jobben de utfører, forblir lenger og vil trives som ledere i gruppa di. Det er gruppeleders ansvar å sørge for at lederne har noe å se fram til for egen del også.

2.7 KRETSENS ARRANGEMENTER

Din gruppe er aktivt medlem i en krets. Denne kretsen arrangerer ofte gode og nødvendige kurs og arrangementer som vil styrke og lette arbeidet i gruppa di. Det kan være alt fra kretskonkurranse, felles markering av St.Georgs dag eller Tenkedag, temakurs og patruljeførerkurs. På kretsens årsmøte er det en selvfølge at det stiller representanter for gruppa. Hvert fjerde år arrangerer de fleste kretser kretsleir. De gruppene som bevisst og aktivt deltar i kretsen, vil ofte styrke seg selv og oppleve vekst. Når gruppas terminliste legges, ha alltid kretsens terminliste liggende og legg inn aktuelle kretsarrangementer i gruppas og enhetenes terminliste.

2.8 FORBUNDETS ARRANGEMENTER

KFUK-KFUM-speiderne arrangerer en rekke relevante arrangementer for gruppas speidere, rovere og ledere. Arrangementene holder høy kvalitet, og gruppa får tilbake motiverte og skolerte deltakere. Alle arrangementer legges ut i kalenderen her.

2.9 INTERNASJONALE ARRANGEMENTER

Gruppene i KFUK-KFUM-speiderne er i den unike og heldige situasjon å være medlem i både den internasjonale speiderbevegelsen (WAGGGS og WOSM), og i den internasjonale KFUK-KFUM-bevegelsen (YWCA og YMCA). Dette gir våre medlemmer og speidere en flott mulighet til å delta på en rekke internasjonale arrangementer. Benytt denne muligheten til å samle gruppa til et motiverende arrangement i utlandet! Aktuelle internasjonale arrangement finner du her.

2.10 PROGRAM

KFUK-KFUM-speidernes program skal speile og styrke vårt formål og våre kjerneverdier: Fellesskap, friluftsliv, samfunnsengasjement og personlig utvikling. Det kristne budskapet skal formidles i rammen av disse kjerneverdiene. Her kan du lese mer om programmet.

2.11 SPEIDERLEIR

Noe av det fineste speiderne kan være med på er en speiderleir. Her får speiderne oppleve speiderfellesskapet i opp til en hel uke i strekk. Oppgavene til speidergruppa vil variere etter hva slags leir dere skal delta på. Skal dere arrangere en gruppeleir selv, må dere både planlegge og gjennomføre leiren selv. På krets og landsleirer er det andre som gjør de fleste av disse oppgavene. Men også på krets og landsleir er arrangøren helt avhengig av at gruppas ledere tar et medansvar for konkrete oppgaver. Uansett hvilken type leir dere skal delta på er det viktig å starte forberedelsene i gruppen tidlig, gjerne over et år i forveien.

Gruppeleir
Her er det gruppa selv som bestemmer når, hvor og om det skal arrangeres en gruppeleir. Vanligvis er speiderleirer for stifinnere og oppover. På en gruppeleir kan det være aktuelt å ha med både oppdagere og familiespeidere. Disse yngste kan for eksempel være med et døgn, mens de eldre speiderne er med en uke.

Kretsleir
Dette er en leir for speidergruppene i den kretsen dere tilhører. Noen ganger arrangerer enkelte kretser leir sammen. Det er viktig å huske på at kretsen består av mange enkeltgrupper, slike som den gruppen du tilhører. Å arrangere kretsleir er et stort dugnadsarbeid blant speiderlederne i kretsen. Du som gruppeleder må derfor være med å oppfordre dine ledere til å delta i dette arbeidet, både før, under og noen ganger etter leiren.

Landsleir
Landsleir er noe enhver speider bør få oppleve minst en gang i sitt speiderliv. En uke på leir med 6000 andre speidere er en stor opplevelse. Opplevelsene er ikke mindre for de som er speiderledere, så her bør alle ledere som har anledning delta.

2.13 HYPERSYS: MEDLEMSSYSTEM

KFUK-KFUM-speiderne har sentral innkreving av medlemskontingenten, og bruker medlemssystemet Hypersys til dette. Alle medlemmer har tilgang til medlemssystemet, og kan se sin kontingent. Les mer om Hypersys her.

3. Relasjoner og samarbeid

3.1 FORELDREKONTAKT

Det er mange grunner til at du som gruppeleder (gjelder alle lederne) bør ha god kontakt med foreldrene til speiderne i gruppa. Du/ dere har ansvaret for barna deres både på speidermøtene, turer og leirer. Derfor er det helt avgjørende at speiderledere og foreldrene har stor tillit til hverandre.

Informasjon fra foreldre
Har barnet deres spesielle behov? Dette kan gjelde spesielle omsorgsbehov, eller for eksempel allergier, medisinbruk og lignende. Det er viktig at speiderlederne får vite om slike ting. Husk at enkelte slike opplysninger krever diskresjon.

Informasjon til foreldrene
Vi må ikke glemme å informere foreldrene om det som skjer i gruppa/enheten barna deres er med i. Erfaringer viser at det ikke er nok å dele ut informasjon til helt unge speidere. Det hender mange ganger at slik informasjon blir mistet på veien hjem, eller at de glemmer å gi informasjonen videre til sine foreldre/foresatte. Derfor er det viktig å bruke alternative måter til å nå ut med slik informasjon. Dette kan være e-post, SMS, brev, oppdatert nettside eller jevnlige foreldremøter. Informasjon til foreldrene kan være: Semesterprogram, info om turer og leirer med mer.

3.2 FORELDRESTYRE

De fleste speiderforeldre hjelper gjerne til i speidergruppa en gang i blant. Dersom det er mulig er det en stor fordel at noen av foreldrene (2-3 personer) utgjør en form for foreldrestyre. Disse kan da få med seg de andre foreldrene på oppgaver som er litt ”perifere” i forhold til de vanlige speideraktivitetene. Eksempler på slike oppgaver kan være:

  • Arrangere foreldrefester
  • Arrangere dugnader
  • Ha ansvar for utlodninger og lignende

Det er naturlig at det er gruppelederen som har den formelle kontakten med foreldrestyret.

3.3 SAMARBEID MED MENIGHETEN

For de speidergruppene som tilhører en menighet er det naturlig å ha et nært samarbeid med menigheten. Dette vil være til hjelp og nytte både for menigheten og for speidergruppa. Dersom en av speiderlederne er med i menighets/soknerådet får speidergruppa også innflytelse på det som besluttes i menigheten. Det er naturlig at speidergruppa deltar på enkelte av menighetens arrangementer, ikke minst på gudstjenester. Det er også naturlig at speidergruppa søker om at enkelte av offerene under gudstjenesten går til speiderarbeidet i menigheten – gjerne en gang hvert semester.

3.4 KRETSEN

Kretsstyret skal ha et system for oppfølging av gruppene, men det krever også at gruppene er interessert i å samarbeide med kretsstyret. Kretsen skal hvert år ha revisjonsrapport fra alle grupper som bekreftelse på at gruppa har fått revidert regnskapet sitt. Samarbeidet ellers skjer i første omgang gjennom deltakelse på kretsens arrangementer, og tilbakemelding på hva man ønsker av kretsen – kretsen består av grupper, altså må gruppene være aktivt med i utformingen av sin krets. Det er spesielt viktig at gruppa alltid er representert på kretsting (årsmøtet), men gruppa må også prøve å bidra med personer til kretsstyret og andre utvalg på kretsnivå. Kretsstyret kan videre bidra med hjelp til grupper som har et behov for oppfølging, når det gjelder vekst og når det gjelder organisatoriske eller programmessige spørsmål.

3.5 FORBUNDET

Sentralleddet i forbundet vårt kan også være til hjelp for grupper som ønsker vekst eller som trenger organisatorisk hjelp. Her finnes en oversikt over landsstyret. En oversikt over ansatte finner du her. Du kan kontakte sentralbordet på 22 99 15 50 eller på post@kmspeider.no.

3.6  NEDLEGGELSE AV EN SPEIDERGRUPPE

Det kan selvfølgelig skje at en speidergruppe ikke lenger er i stand til å drive speiderarbeid på en forsvarlig måte. Dette skyldes ofte mangel på kvalifiserte ledere. Hvis så skulle skje, må gruppa legges ned, eller stilles i bero for en periode. I slike tilfeller er det en del formelle bestemmelser å forholde seg til. Disse finnes i organisasjonsbestemmelsene § 1.9. Det aller viktigste i en slik situasjon er å holde god kontakt med kretsen. Dersom kretsen og forbund på et tidlig stadium får vite at gruppa sliter, er det mulig at kretsen og sentralleddet kan yte hjelp til en kommer ”over kneiken”. Når en speidergruppe har vært nedlagt i 8 år skal formue og utstyr tilfalle kretsen, og brukes til annet speiderarbeid. Landsstyret kan – etter søknad - disponere fra bestemmelsene i denne paragrafen.

4. Ledermiljø

4.1 HVA ER ET GODT LEDERMILJØ?

Et godt ledermiljø preges av godt samarbeid der alle tar et tak når det behøves. Det er viktig at oppgavene fordeles etter de muligheter lederne til enhver tid har til rådighet. Det gode ledermiljøet tar hensyn til at lederne kan ha ulike muligheter til å delta f.eks på grunn av jobb eller familiesituasjon. For at dette skal fungere godt må de lederne som har begrensede muligheter til å delta være åpne om det, og være tydelige på når de kan og ikke.

4.2 HVORDAN TA I MOT NYE LEDERE

Grupper som får nye ledere må være tydelige i forhold til hva det er behov for av ressurser i gruppa. Nye ledere må få muligheter til å bli kjent med gruppa og hvordan den drives uten å bli lesset ned med oppgaver. Da vil også gruppa kunne bli kjent med den nye lederen og etter hvert dra nytte av de ressursene den nye lederen har.

4.3 LEDEROMSORG

Det er viktig at lederne får anerkjennelse for den jobben de gjør. Dette kan vises på mange måter, det er ikke de store tingene som skal til. Jevnlige ledermøter, gjerne med noe å spise, er viktig for å bygge og ta vare på et godt miljø blant lederne. Det er også viktig at disse møtene er strukturerte slik at de blir oppfattet som meningsfulle og viktige. Da vil lederne prioritere møtene. Vær bevisst på å gi hverandre ros og positiv oppmuntring. Gi også ros for det ”selvfølgelige”, dvs for vanlige oppgaver som utføres på en vanlig god måte. Lederturer er positivt for å styrke båndene mellom lederne i gruppa.Dette kan være både dagsturer og overnattingsturer. Det bør legges opp til evalueringssamtaler i gruppene, der lederne kan snakke sammen om det som fungerer og det som bør bli bedre. Disse samtalene kan være en del av ledermøtene, eller gruppeleder kan ha samtale med de enkelte lederne dersom det er behov for det. Kursing er bra og nødvendig. Bruk de kursene som krets og forbund arrangerer. Det er veldig bra om flere ledere fra gruppa kan dra sammen på kurs – det gir ofte bedre vilkår for endring lokalt. Dersom det er få ledere i gruppa, kan det være veldig nyttig og hyggelig å dra på kurs for å treffe andre, og se at man er med i en større sammenheng. Kretsens arrangementer er viktig å få med seg, både for å være orientert om hva som rører seg i kretsen, og for å få et større fellesskap som gir inspirasjon til å stå videre i arbeidet lokalt.

4.4 LEDERTRENING

For KFUK-KFUM-speiderne er målet med ledertreningen at speiderarbeidet som drives skal være godt forankret i forbundets ideologi, grunnlag og metoder, med formålsparagrafen som det tydelige siktemålet. Ledertreningen skal være kontinuerlig, og KFUK-KFUM-speiding skal gi en rekke arenaer for ledertrening i praksis. All speiding bør være ledertrening, fordi speiding gir alle medlemmer opplæring i ledelse. Du kan lese mer om ledertrening her.

5. Økonomi

5.1 SPEIDERGRUPPAS REKNESKAP

Eit godt råd er å sjå på rekneskaps- og budsjettarbeid som nyttige verktøy for styring av aktiviteten i speidararbeidet. Med gode rekneskapsrutinar på plass, vil også ikkje-økonomar lett kunne handtere økonomibiten i speidargruppa. Dei fleste speidargrupper har ikkje det som vert kalla rekneskapsplikt etter norsk lov, og treng ikkje sende rekneskapa sine inn til Brønnøysund slik som bedrifter skal. Men alle speidargrupper skal likevel føre eit rekneskap. Dette er fastsett i forbundet sine organisasjonsbestemmelsar.

Kva er eigentleg eit rekneskap?
Ein god start kan vere å tenke på ein rekneskap som ein dokumentasjon på dei økonomiske handlingane gruppa tek. Det er viktig å hugse på at ein rekneskap har fleire brukarar enn gruppa sjølve. Rekneskapen skal leggjast fram på gruppa sitt årsmøte, og ev til forbundskontoret i samband med søknad om mva-kompensasjon med vidare. Når ein skal sende søknad om pengestøtte, er det ofte eit krav at godkjent rekneskap er vedlegg til søknaden. Ein rekneskap er revidert når den er kontrollert av ein utanforståande person. Denne personen må vere over 18 år, og ikkje medlem av speidargruppa. Ein godkjent rekneskap vil seie at det reviderte rekneskapet er vedteke på årsmøtet i speidargruppa. Protokoll frå årsmøte skal vere signert av to personar.

5.2 FORSIKRINGAR

Forbundet sine forsikringar gjeld i hovudsak medlemmer i KFUK-KFUM-speidarar. Les mer om forsikringer her.

5.3 FRIFOND

Frist for å søke om FRIFOND-midlar er 15. mai og 1. oktober. Frifond er ei tilskotsordning som er oppretta av Stortinget for å betre dei økonomiske rammebetingelsene for demokratisk og frivillig aktivitet i lokalsamfunn i Noreg. Norges KFUK-KFUM-speidere fordelar igjen denne støtta til alle sine lokale grupper. Les mer om FRIFOND og søk her.

6. Utstyr og eiendom

Det er mange type lokaler som benyttes i speideraktiviteten: Menighetshus, arbeidskirke, bedehus og kulturhus. Mange grupper og kretser er også eiere av egne hus og hytter. Forbundskontoret får med jevne mellomrom spørsmål knyttet til dette, og vil på generelt grunnlag informere om viktigheten av:

  • Å arrangere årlige brannøvelser. Skilting av rømningsveier. Slokkeutstyr.
  • Å tegne forsikringer på eiendommen og utstyr. Trygg oppbevaring av tinglyste dokumenter. Ta gjerne en sjekk på at offisielle dokumenter har riktig navn og organisasjonsnummer på gruppa
  • Godt dokumentert historikk (overtagelser, investeringer).
  • Regnskapsføring.
  • Speiderhytte/speiderhuskomite.
  • Jevnlige dugnader og vedlikehold (foreldregruppe).
  • Gode rutiner for utleie av eiendommen

Stiftelser
I noen grupper er eiendommer organisert som stiftelser. Ved en slik organisering er det viktig å avholde årlige årsmøter, protokollføre valg av stiftelsesstyre og godkjenning av regnskap. Regnskapet skal kontrolleres av statsautorisert revisor, og deretter sendes til Enhetsregisteret i Brønnøysund innen 1.august årlig. For stiftelser er det innsendelsesplikt av regnskap, og disse reglene kan ikke unngås. Fravær av innsendt godkjent regnskap kan koste dyrt i form av straffegebyr og renter. Forbundet anbefaler sine speidergrupper å ikke velge stiftelser som organiseringsform.

7. Beredsskap

KFUK-KFUM-speiding skal drives i trygge rammer, både innenfor tradisjonelt friluftsliv og
vedrørende forebygging av grenseoverskridende atferd. Derfor har forbundet vedtatt en beredskapsplan for sikkerhet og en beredskapsplan ved seksuelle krenkelser. Forbundet har også utgitt sikkerhetsheftet “Trygg speiding”. Alle disse tre dokumentene bør være kjent av deg som ansvarlig gruppeleder/kretsleder. Du kan lese mer om beredsskap og sikkerhet her.