1. Introduksjon

1.1 Om speidergruppa

Gruppa er basen for den enkelte speideren og der det ukentlige speiderarbeidet skjer. Gjennom velfungerende grupper med engasjerte ledere kan vi tilby et godt speiderarbeid til medlemmene våre. Gruppa er det laveste administrasjonsledd i forbundet som er pålagt å ha selvstendig økonomi
og administrasjon.

Familiespeidere er for barnefamilier med barn i alderen 0-6 år.
Oppdagere er for barn i 1. og 2. klasse.
Stifinnere er for barn i 3. og 4. klasse.
Vandrere er for barn og unge i 5. til 10. klasse.
Rovere er for ungdom i alderen 16 til 25 år.

Hver enhet skal ha en ansvarlig enhetsleder som må være fylt 18 år. I tillegg kan enhetsleder oppnevne det antallet medledere og enhetsassistenter som er ønskelig. Medledere og enhetsassistenter skal være fylt 15 år.

1.2 Hva kjennetegner en god speidergruppe?

En god speidergruppe kjennetegnes av at speiderne og lederne trives, og at det er en bra struktur på driften av gruppa. Noen konkrete tips som kan bidra til både trivsel og struktur av driften er for eksempel

  • Informasjon. God og tydelig informasjon er viktig for både trivsel og driften av gruppa. Lag et program for det kommende semesteret i god tid. Semesterprogrammet deles med ledere, speidere og foresatte.
  • Økonomi. Lag en plan for økonomien i gruppa. Finn ut når og hvordan dere dere kan søke om økonomisk støtte ved behov for det og gjennomfør gjerne innsamlinger til speidergruppa, som for eksempel kortpakkesalget. 
  • Kurs og opplæring. Hos oss får du mulighet til å være aktivt involvert i egen utvikling. Derfor tilbyr vi kurs og opplæring for våre medlemmer og frivillige. Sørg for at ledere, rovere og patruljeførere får mulighet til å delta på aktuelle kurs. 
  • Noe å strekke seg etter. Det kan være bra for speidergruppa å ha noe å ”strekke seg etter”. Eksempler på dette kan være en utenlandstur med deltakelse på en leir eller besøk til en utenlandsk speidergruppe.
     

1.3 Tilitsvalgte, ledere og assistenter.

  • Tillitsvalgte. Medlemmer som er valgt på gruppeting, kretsting, roverting eller landsting, som påtar seg lederoppgaver i forbundet.
  • Ledere. Medlemmer som har ledelsesoppgaver og som er godkjent av landsstyret som medlemmer.
  • Assistenter. Medlemmer som har ledelsesoppgaver og som er godkjent av landsstyret som assistenter.
     

2. Oppgaver i speidergruppa

2.1 Gruppeleder

Gruppeleder er speidergruppens øverste leder og har ansvaret for de administrative oppgavene. Gruppelederen velges av gruppetinget og er gruppens øverste tillitsvalgte. Gruppeleder velges for ett år av gangen.

2.2 Gruppestyret

Gruppestyret leder speidergruppen mellom årsmøtene og er ansvarlige for gruppas drift. Medlemmer av gruppeledelsen velges av gruppetinget. Man velges for ett år.

Hvordan organisere arbeidet i gruppestyret?
Det er som oftest ingen god idé at gruppelederen skal dekke alle ansvarsområder i gruppa. Dette vil slite ut gruppelederen, og gir lite mulighet for påvirkning og endring for de andre medlemmene i gruppa. Det vil være naturlig å skifte ut medlemmer av gruppestyret etter som tiden går. Forsøk å planlegge dette slik at ikke alle medlemmene i styret skiftes ut samtidig. På den måten oppnås det bedre kontinuitet i det viktige arbeidet som gruppestyret gjør. Oppgaver i gruppestyret kan for eksempel være 

  • Kasserer. Fører gruppas regnskap
  • Materialforvalter. Holder oversikt over gruppas utstyr
  • Sekretær. Skriver referater og søknader
  • Informasjonsansvarlig. Oppdaterer gruppas internettsider ,gir informasjon til menighetsblad, lokalavis, foreldre med mer.

Her finner du forslag til flere roller i speidergruppa.

2.3 Lederflyt

Det er svært trist å måtte legge ned en speidergruppe fordi en eller flere av gruppas ildsjeler slutter. Om mulig bør gruppa ha så mange erfarne ledere at det mulig for noen andre å ta over når gruppelederen eller en annen sentral leder slutter. Dette er ofte lettere sagt en gjort, men det er viktig at lederne i gruppa prater om dette en gang i blant. Ledere som ønsker å trekke seg tilbake bør også gi de andre lederne i gruppa beskjed om dette i god tid, slik at der er mulig å lære opp en ny leder som kan overta oppgavene til den som slutter. 

2.4 Årlige gruppeting

Det er gruppelederes privilegium å avholde gruppeting etter behov, og minst en gang pr år. Gruppetinget er gruppas formelle besluttende organ, ledes av gruppeleder, og fatter beslutninger med alminnelig flertall. Alle medlemmer har fulle rettigheter ved gruppeting, og skal innkalles. Vi oppfordrer til å tilpasse agendaen og presentere sakene slik at også de yngre speiderne og patruljeførerne kan delta. I organisasjonsbestemmelenes § 1.3 finner du gruppetingets oppgaver.

2.5 Jevnlige ledermøter

Enhetene (oppdagerflokken, stifinnertroppen, vandrertroppen og roverlaget) skal ha jevnlige planleggingsmøter der de planlegger og evaluerer de ukentlige møtene, turer og andre arrangementer. I tillegg vil det være en stor fordel om gruppas ledere samlet satt seg ned 1- 2 ganger pr år for å drøfte lederkabalen framover, økonomi, samstemme terminlister, bedrive nytenking, spille Gruppekompasset m.m. Dette kan godt være et gruppeting. Det er ofte fornuftig å avholde disse møtene i november og mai, før planer for neste semester legges. På slike møter kan alle patruljeførere, rovere og ledere få være med å si sin mening om ”saker og ting” som rører seg i gruppa for tiden. Det er viktig at alle lederne føler at de hører hjemme i gruppa. Godt fellesskap blant lederne er med å bidra til at gruppa fungerer godt. Kombiner gjerne slike møter med god mat og hyggelig samvær.

2.6 Årlige lederarrangementer

Ledere som trives, deler på arbeidet og ansvaret, og blir sett og anerkjent for den jobben de utfører, forblir lenger og vil trives som ledere i gruppa di. Det er gruppeleders ansvar å sørge for at lederne har noe å se fram til for egen del også. 

2.7 Kretsenes arrangementer

Din gruppe er aktivt medlem i en krets. Denne kretsen arrangerer ofte gode og nødvendige kurs og arrangementer som vil styrke og lette arbeidet i gruppa di. Det kan være alt fra kretskonkurranse, felles markering av St.Georgs dag eller Tenkedag, lederkurs fra kursmenyen og patruljeførerkurs. På kretsens årsmøte er det en selvfølge at det stiller representanter for gruppa. Hvert fjerde år arrangerer de fleste kretser kretsleir. De gruppene som bevisst og aktivt deltar i kretsen, vil ofte styrke seg selv og oppleve vekst. Når gruppas terminliste legges, ha alltid kretsens terminliste liggende og legg inn aktuelle kretsarrangementer i gruppas og enhetenes terminliste.

2.8 Forbundets arrangementer

KFUK-KFUM-speiderne arrangerer en rekke relevante arrangementer for gruppas speidere, rovere og ledere. Arrangementene holder høy kvalitet, og gruppa får tilbake motiverte og skolerte deltakere. Alle arrangementer legges ut i kalenderen her.

2.9 Internasjonale arrangementer

Gruppene i KFUK-KFUM-speiderne er i den unike og heldige situasjon å være medlem i både den internasjonale speiderbevegelsen (WAGGGS og WOSM), og i den internasjonale KFUK-KFUM-bevegelsen (YWCA og YMCA). Dette gir våre medlemmer og speidere en flott mulighet til å delta på en rekke internasjonale arrangementer. Benytt denne muligheten til å samle gruppa til et motiverende arrangement i utlandet! Aktuelle internasjonale arrangement finner du her.

2.10 Program

KFUK-KFUM-speidernes program skal speile og styrke vårt formål og våre verdier: Fellesskap, friluftsliv, samfunnsengasjement og personlig utvikling. Det kristne budskapet skal formidles i rammen av disse verdiene. Her kan du lese mer om programmet.

2.11 Speiderleir

Noe av det fineste speiderne kan være med på er en speiderleir. Her får speiderne oppleve speiderfellesskapet i opp til en hel uke i strekk. Oppgavene til speidergruppa vil variere etter hva slags leir dere skal delta på. Skal dere arrangere en gruppeleir selv, må dere både planlegge og gjennomføre leiren selv. På krets og landsleirer er det andre som gjør de fleste av disse oppgavene. Men også på krets og landsleir er arrangøren helt avhengig av at gruppas ledere tar et medansvar for konkrete oppgaver. Uansett hvilken type leir dere skal delta på er det viktig å starte forberedelsene i gruppen tidlig, gjerne over et år i forveien. 

Du kan finne maler og informasjon om hva du bør tenke på før leir i vår leirhåndbok på leirhandbok.kmspeider.no.

Se vår leirhåndbok for maler og inspirasjon 

Gruppeleir
Her er det gruppa selv som bestemmer når, hvor og om det skal arrangeres en gruppeleir. Vanligvis er speiderleirer for stifinnere og oppover. På en gruppeleir kan det være aktuelt å ha med både oppdagere og familiespeidere. Disse yngste kan for eksempel være med et døgn, mens de eldre speiderne er med en uke.

Kretsleir
Dette er en leir for speidergruppene i den kretsen dere tilhører. Noen ganger arrangerer enkelte kretser leir sammen. Det er viktig å huske på at kretsen består av mange enkeltgrupper, slike som den gruppen du tilhører. Å arrangere kretsleir er et stort dugnadsarbeid blant speiderlederne i kretsen. Du som gruppeleder må derfor være med å oppfordre dine ledere til å delta i dette arbeidet, både før, under og noen ganger etter leiren.

Landsleir
Landsleir er noe enhver speider bør få oppleve minst en gang i sitt speiderliv. En uke på leir med 6000 andre speidere er en stor opplevelse. Opplevelsene er ikke mindre for de som er speiderledere, så her bør alle ledere som har anledning delta.

2.13 Medlemssystemet Hypersys

KFUK-KFUM-speiderne har sentral innkreving av medlemskontingenten, og bruker medlemssystemet Hypersys til dette. Alle medlemmer har tilgang til medlemssystemet, og kan se sin kontingent. Les mer om Hypersys her.

3. Relasjoner og samarbeid

3.1 Kontakt med foresatte

Det er mange grunner til at du som gruppeleder (gjelder alle lederne) bør ha god kontakt med foresatte til speiderne i gruppa. Du/ dere har ansvaret for barna deres både på speidermøtene, turer og leirer. Derfor er det helt avgjørende at speiderledere og foresatte har stor tillit til hverandre.

Informasjon fra foresatte
Har barnet deres spesielle behov? Dette kan gjelde spesielle omsorgsbehov, eller for eksempel allergier, medisinbruk og lignende. Det er viktig at speiderlederne får vite om slike ting. Husk at enkelte slike opplysninger krever diskresjon.

Informasjon til foresatte
Vi må ikke glemme å informere foreldrene om det som skjer i gruppa/enheten barna deres er med i. Erfaringer viser at det ikke er nok å dele ut informasjon til de yngste speidere. Det hender mange ganger at slik informasjon blir mistet på veien hjem, eller at de glemmer å gi informasjonen videre til sine foreldre/foresatte. Derfor er det viktig å bruke alternative måter til å nå ut med slik informasjon. Dette kan være e-post, SMS, brev, sosiale medier, oppdatert nettside eller jevnlige foreldremøter. Informasjon til foreldrene kan være: Semesterprogram, info om turer og leirer med mer.

3.2 Foresattstyre

De fleste speiderforeldre hjelper gjerne til i speidergruppa en gang i blant. Dersom det er mulig er det en stor fordel at noen av foresatte(2-3 personer) utgjør en form for foresattstyre. Disse kan da få med seg de andre foresatte på oppgaver som er litt ”perifere” i forhold til de vanlige speideraktivitetene. Eksempler på slike oppgaver kan være:

  • Arrangere fester for foresatte
  • Arrangere dugnader
  • Ha ansvar for utlodninger og lignende

Det er naturlig at det er gruppelederen som har den formelle kontakten med foresattstyret.

3.3 Samarbeid med menigheten

For de speidergruppene som tilhører en menighet er det naturlig å ha et nært samarbeid med menigheten. Dette vil være til hjelp og nytte både for menigheten og for speidergruppa. Dersom en av speiderlederne er med i menighets/soknerådet får speidergruppa også innflytelse på det som besluttes i menigheten. Det er naturlig at speidergruppa deltar på enkelte av menighetens arrangementer, ikke minst på gudstjenester. Det er også naturlig at speidergruppa søker om at enkelte av offerene under gudstjenesten går til speiderarbeidet i menigheten – gjerne en gang hvert semester.

3.4 Kretsen

Kretsstyret skal ha et system for oppfølging av gruppene, men det krever også at gruppene er interessert i å samarbeide med kretsstyret. Kretsen skal hvert år ha revisjonsrapport fra alle grupper som bekreftelse på at gruppa har fått revidert regnskapet sitt. Samarbeidet ellers skjer i første omgang gjennom deltakelse på kretsens arrangementer, og tilbakemelding på hva man ønsker av kretsen – kretsen består av grupper, altså må gruppene være aktivt med i utformingen av sin krets. Det er spesielt viktig at gruppa alltid er representert på kretsting (årsmøtet), men gruppa må også prøve å bidra med personer til kretsstyret og andre utvalg på kretsnivå. Kretsstyret kan videre bidra med hjelp til grupper som har et behov for oppfølging, når det gjelder vekst og når det gjelder organisatoriske eller programmessige spørsmål.

3.5 Forbundet

Sentralleddet i forbundet vårt kan også være til hjelp for grupper som ønsker vekst eller som trenger organisatorisk hjelp. Her finnes en oversikt over landsstyretEn oversikt over ansatte finner du her. Du kan kontakte sentralbordet på 22 99 15 50 eller på post@kmspeider.no.

3.6  Nedleggelse av en speidergruppe

Det kan selvfølgelig skje at en speidergruppe ikke lenger er i stand til å drive speiderarbeid på en forsvarlig måte. Dette skyldes ofte mangel på kvalifiserte ledere. Hvis så skulle skje, må gruppa legges ned, eller stilles i bero for en periode. I slike tilfeller er det en del formelle bestemmelser å forholde seg til. Disse finnes i organisasjonsbestemmelsene § 1.9. Det aller viktigste i en slik situasjon er å holde god kontakt med kretsen. Dersom kretsen og forbund på et tidlig stadium får vite at gruppa sliter, er det mulig at kretsen og sentralleddet kan yte hjelp til en kommer ”over kneiken”. Når en speidergruppe har vært nedlagt i 8 år skal formue og utstyr tilfalle kretsen, og brukes til annet speiderarbeid. Landsstyret kan – etter søknad - disponere fra bestemmelsene i denne paragrafen.

4. Ledermiljø

4.1 Hva er et godt ledermiljø?

Et godt ledermiljø preges av godt samarbeid der alle tar et tak når det behøves. Det er viktig at oppgavene fordeles etter de muligheter lederne til enhver tid har til rådighet. Det gode ledermiljøet tar hensyn til at lederne kan ha ulike muligheter til å delta f.eks på grunn av jobb eller familiesituasjon. For at dette skal fungere godt må de lederne som har begrensede muligheter til å delta være åpne om det, og være tydelige på når de kan og ikke. Bruk lederstien som verktøy for å rekruttere, følge opp, utvikle og støtte ledere i deres gruppe. 

4.2 Hvordan ta i mot nye ledere?

Grupper som får nye ledere må være tydelige i forhold til hva det er behov for av ressurser i gruppa. Nye ledere må få muligheter til å bli kjent med gruppa og hvordan den drives uten å bli lesset ned med oppgaver. Da vil også gruppa kunne bli kjent med den nye lederen og etter hvert dra nytte av de ressursene den nye lederen har. Nettkurset Velkommen som leder og sjekkliste for nye ledere er nyttig å bruke får å ta i mot nye ledere. 

4.3 Lederomsorg

Det er viktig at lederne får anerkjennelse for den jobben de gjør. Dette kan vises på mange måter, det er ikke de store tingene som skal til. Jevnlige ledermøter, gjerne med noe å spise, er viktig for å bygge og ta vare på et godt miljø blant lederne. Det er også viktig at disse møtene er strukturerte slik at de blir oppfattet som meningsfulle og viktige. Da vil lederne prioritere møtene. Vær bevisst på å gi hverandre ros og positiv oppmuntring. Gi også ros for det ”selvfølgelige”, dvs for vanlige oppgaver som utføres på en vanlig god måte. Lederturer er positivt for å styrke båndene mellom lederne i gruppa. Dette kan være både dagsturer og overnattingsturer. Det bør legges opp til evalueringssamtaler i gruppene, der lederne kan snakke sammen om det som fungerer og det som bør bli bedre. Disse samtalene kan være en del av ledermøtene, eller gruppeleder kan ha samtale med de enkelte lederne dersom det er behov for det. Kursing er bra og nødvendig. Bruk de kursene som krets og forbund arrangerer. Det er veldig bra om flere ledere fra gruppa kan dra sammen på kurs eller bestill lederkurs til dere – det gir ofte bedre vilkår for endring lokalt. Dersom det er få ledere i gruppa, kan det være veldig nyttig og hyggelig å dra på kurs for å treffe andre, og se at man er med i en større sammenheng. Kretsens arrangementer er viktig å få med seg, både for å være orientert om hva som rører seg i kretsen, og for å få et større fellesskap som gir inspirasjon til å stå videre i arbeidet lokalt.

4.4 Ledertrening

Hovedformålet med ledertreningen i KFUK-KFUM-speiderne er å gi forbundets tillitsvalgte og frivillige ledere de kunnskaper, ferdigheter og holdninger de trenger for å arbeide for forbundets formål og gjennomføre speiderprogrammet. Ledere i KFUK-KFUM-speiderne tilbys kurs for øke kompetanse, få faglig påfyll og inspirasjon. Speiding skal gi en rekke arenaer for ledertrening i praksis. All speiding bør være ledertrening, fordi speiding gir alle medlemmer opplæring i ledelse.

Speidergruppa, kretsen eller en sammenslutning av grupper kan bestille lederkurs fra kursmenyen til seg lokalt eller delta på nasjonale kurs. Du kan lese mer om ledertrening her.

5. Økonomi

5.1 Speidergruppas rekneskap

Eit godt råd er å sjå på rekneskaps- og budsjettarbeid som nyttige verktøy for styring av aktiviteten i speidararbeidet. Med gode rekneskapsrutinar på plass, vil også ikkje-økonomar lett kunne handtere økonomibiten i speidargruppa. Dei fleste speidargrupper har ikkje det som vert kalla rekneskapsplikt etter norsk lov, og treng ikkje sende rekneskapa sine inn til Brønnøysund slik som bedrifter skal. Men alle speidargrupper skal likevel føre eit rekneskap. Dette er fastsett i forbundet sine organisasjonsbestemmelsar.

Kva er eigentleg eit rekneskap?
Ein god start kan vere å tenke på ein rekneskap som ein dokumentasjon på dei økonomiske handlingane gruppa tek. Det er viktig å hugse på at ein rekneskap har fleire brukarar enn gruppa sjølve. Rekneskapen skal leggjast fram på gruppa sitt årsmøte, og ev til forbundskontoret i samband med søknad om mva-kompensasjon med vidare. Når ein skal sende søknad om pengestøtte, er det ofte eit krav at godkjent rekneskap er vedlegg til søknaden. Ein rekneskap er revidert når den er kontrollert av ein utanforståande person. Denne personen må vere over 18 år, og ikkje medlem av speidargruppa. Ein godkjent rekneskap vil seie at det reviderte rekneskapet er vedteke på årsmøtet i speidargruppa. Protokoll frå årsmøte skal vere signert av to personar.

5.2 Forsikringar

Forbundet sine forsikringar gjeld i hovudsak medlemmer i KFUK-KFUM-speidarar. Les mer om forsikringer her.

5.3 Frifond

Frist for å søke om FRIFOND-midlar er 15. mai og 25. november. Frifond er ei tilskotsordning som er oppretta av Stortinget for å betre dei økonomiske rammebetingelsene for demokratisk og frivillig aktivitet i lokalsamfunn i Noreg. Norges KFUK-KFUM-speidere fordelar igjen denne støtta til alle sine lokale grupper. Les mer om FRIFOND og søk her.

5.4 Deltaker- og utstyrsfond

KFUK-KFUM-speideren har en ordning som heter KFUK-KFUM-speidernes deltakerfond. Økonomien skal ikke være til hinder for å delta på våre aktiviteter. Speidere 26 år eller yngre, foresatte eller speiderens leder kan sende inn en søknad om å få dekket deltakeravgiften for speideren på innlandsarrangement i KFUK-KFUM-speideren. Det kan være gruppetur, kurs, kretsleir, roverfemkamp eller lignende. Det kan også søkes om utstyr for å kunne delta på speideraktiviteter. Del informasjon om denne ordningen med speidere, foresatte og ledere i deres gruppe. Les mer om deltakerfond her.

5.5 Salg av kortpakker

Hvert år har vi en kortpakke-aksjon der dere kan selge kortpakker til inntekt for forbundet og gruppe. I hver kortpakke er det ti kort for ulike anledninger og ti konvolutter. Kortpakkene kan selges hele året. Les mer på kmspeider.no/kortpakker.

5.6 Vipps

Skal dere samle inn penger anbegaler vi å opprette en egen Vipps-konto til speidergruppa. Vipps-kontoen bør kobles til speidergruppens egne konto. Dere kan lese mer og opprette Vipps-konto på vipps.no.

6. Utstyr og eiendom

Det er mange type lokaler som benyttes i speideraktiviteten: Menighetshus, arbeidskirke, bedehus og kulturhus. Mange grupper og kretser er også eiere av egne hus og hytter. Forbundskontoret får med jevne mellomrom spørsmål knyttet til dette, og vil på generelt grunnlag informere om viktigheten av:

  • Å arrangere årlige brannøvelser. Skilting av rømningsveier. Slokkeutstyr.
  • Å tegne forsikringer på eiendommen og utstyr. Trygg oppbevaring av tinglyste dokumenter. Ta gjerne en sjekk på at offisielle dokumenter har riktig navn og organisasjonsnummer på gruppa
  • Godt dokumentert historikk (overtagelser, investeringer).
  • Regnskapsføring.
  • Speiderhytte/speiderhuskomite.
  • Jevnlige dugnader og vedlikehold (foreldregruppe).
  • Gode rutiner for utleie av eiendommen
     

6.1 Stiftelser

I noen grupper er eiendommer organisert som stiftelser. Ved en slik organisering er det viktig å avholde årlige årsmøter, protokollføre valg av stiftelsesstyre og godkjenning av regnskap. Regnskapet skal kontrolleres av statsautorisert revisor, og deretter sendes til Enhetsregisteret i Brønnøysund innen 1.august årlig. For stiftelser er det innsendelsesplikt av regnskap, og disse reglene kan ikke unngås. Fravær av innsendt godkjent regnskap kan koste dyrt i form av straffegebyr og renter. Forbundet anbefaler sine speidergrupper å ikke velge stiftelser som organiseringsform.

7. Beredsskap

KFUK-KFUM-speiding skal drives i trygge rammer, både innenfor tradisjonelt friluftsliv og
vedrørende forebygging av grenseoverskridende atferd. Derfor har forbundet vedtatt en beredskapsplan for sikkerhet og en beredskapsplan ved seksuelle krenkelser. Forbundet har også utgitt sikkerhetsheftet “Trygg speiding”. Alle disse tre dokumentene bør være kjent av deg som ansvarlig gruppeleder/kretsleder. Du kan lese mer om beredsskap og sikkerhet her.

7.1 Varsling

Hos oss er terskelen lav for varsling dersom du ser eller opplever kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes forhold/atferd som er i strid med norsk lov, Norges KFUK-KFUM-speideres grunnregler, organisasjonsbestemmelser og verdier, allmennetiske normer og god folkeskikk, eller som utgjør en risiko for organisasjonens omdømme. Les mer om varsling på kmspeider.no/varsling.