Utmelding - ikke fornybar vs umiddelbar utmelding (1.12.2018)

Hypersys har to utlike metoder for utmelding: umiddelbar og fra årsskifte. For de fleste av våre medlemmer er det ok å stå som medlem ut året. Det er også det beste for forbundet da vi da vil kunne få statstøtte også for disse medlemmer. Medlemmer som utmeldes i løpet av året får vi ikke statstøtte for. Vi (KM speiderne har derfor valgt å deaktivere funksjonen for umiddelbar utmelding.

Medlemmer som ble utmeldt i løpet av året har tidligere blitt markert som utmeldt og har forsvunnet fra medlemslisten (når filteret Status=Aktiv har vært på). Melder man nå ut et medlem etter at kontingent for inneværende år er betalt, så blir medlemmet på profilsiden markert "Fornyes ikke etter 31.12.201x". På medlemslisten vil de forbli Status=Aktiv ut året, men Fornybar=Nei. Standardfiltrering (de du får opp når du vanligvis går inn på medlemslisten) vil være Status=Aktiv og Fornybar=Ja.

Denne omlegging medfører bl.a. at man med fordel kan melde ut medlemmer før nyttår, som man vet vil slutte til årsskiftet. Dermed genereres de heller ikke kontingentfaktura for disse i januar.

   

Familiegrupper (17.10.2018)

Familiegrupper er HyperSys sin måte å gruppere personer som ønsker å ha en samlet fakturamottaker. Mest brukt når det er barn som er medlemmer mens foreldre skal motta faktura, men kan også brukes for andre formål.

Familiegrupper er tilgjengelig via brukerprofilen, enten under “Personalia” eller boksen for “Grupper og Familier”.

Ved å trykke på familienavnet eller “Håndter” kommer man inn på profilen til familiegruppen.

 

Oversikt

Øverst på profilen vises en oversikt over hvem som er eier av familien, og dermed også fakturamottaker for hele familien dersom samlefaktura er skrudd på. I tillegg er det en boks for økonomi som viser fakturaer for medlemmene i familien, både fakturaer for medlemskap før familien ble opprettet, og samlefakturaer for familien.

Medlemmer

Under oversiktsboksene listes de ulike medlemmene i familien opp. Ved å trykke på navnet til et medlem kommer man til profilen til medlemmet, og ved å trykke på boksen med en blyant får man mulighet til å redigere informasjonen som er registrert på medlemmene. I tillegg viser boksen hvilken rolle medlemmet har i familien (foreldre eller barn), og betalingsstatus for medlemmet.

Dersom det ikke er lik informasjon for eier av familien og medlemmer i familien vil det være en grå sirkel med utropstegn ved siden av informasjonen som ikke matcher eiers informasjon.

Legge til nytt medlem i gruppen

Ved å trykke på Nytt medlem kan man legge til et medlem i gruppen.

Da får man opp et vindu hvor man søker opp personen man ønsker å legge til, samt velger om personen er forelder eller barn.
Når man trykker bekreft vil de bli lagt til familiegruppen og listet under “Medlemmer” på profilen til gruppen.

Hvis personen man skal legge til som medlem ikke ligger inne i systemet kan du legge til et nytt medlem rett fra vinduet ved å trykke på Legg til familiemedlem. Da kommer det opp et innmeldingsskjema som melder personen inn og legger til i familien.

Sjekke foresatt-informasjon i medlemsliste

For å ha samlet informasjon om alle foresatte; gå inn på Medlemskap – Medlemsliste

På tannhjulet får dere valg å legge til filter og kolonner. På kolonner sett Forelders navnForelders epostadresse eller Forelders telefonnummer.

Sende kopi av melding til foresatt

Fra Medlemslisten velger dere hvem av medlemmene skal motta informasjon. Dere kan da velge om å sende via SMS eller E-post.
Dersom medlemmet er i en familie og har rolle som barn. Kan man krysse på valget Send en kopi av denne meldingen til kontaktpersonene for disse mottakerne.

Informasjonen blir sendt til medlemmet og kontaktpersonene i familien om de er definert som foresatt.

Sjekk også oversikten over ofte stilte spørsmål og svar.