Januar

Vedlikeholde medlemslister og fastsette gruppekontingent i Hypersys
Husk å melde inn nye medlemmer slik at medlemslister er korrekt og oppdatert. Ny medlemskontingent for 2019 sendes ut i februar/mars. Derfor er det viktig at gruppen fastsetter sin kontingent for 2019 i perioden 2.-15. januar. Forbundskontingenten i 2019 er 460 kr. Les mer om Hypersys her.

Arrangere felles semesteroppstartsarrangement
Ved å samle alle speidere og ledere i gruppen har man muligheten til å bygge en gruppeidentitet og til å lage større aktiviteter. Mange grupper starter hvert semester med et felles arrangement. Det er viktig å ha noen arenaer gjennom året hvor alle enheter samles for å skape gruppeidentitet. Start semesteret med et felles arrangement, speidermøte eller tur (dagstur eller overnatting).

Starte lederkabalen for høsten
Til gruppeting (som ofte arrangeres i mars) er det nyttig for alle å vite hvem som skal ha hovedansvaret for hver enhet, og hvilke medledere som er i hver enhet. Det kan i tillegg være lurt å gjøre et anslag på hvor mange speidere det vil være i hver enhet. La alle ledere som er i gruppen bli spurt hvert år om de ønsker å fortsette, og kanskje også hvor langt perspektiv de har. Husk at det er lettere å rekruttere ledere når man allerede har ledere!

Februar

22. februar – Arrangere tenkedag
Tenkedagen markeres av mange med åpne arrangementer og speiderløftefornyelse. Før tenkedagen sender landssjefen ut en hilsen og speiderne kan f.eks. ta aktivitetsmerket Baden Powell. I aktivitetsbanken finner du merket for oppdagere, stifinnere og vandrere.

Her kan du lese Tenkedagshilsenen fra 2018 så får du et inntrykk av hvordan den vil bli for 2019.

Årsrapport

Årsrapporten leveres via medlemssystemet kmspeider.hypersys.no, der dere skal bekrefte opplysninger om gruppestyret, og oppdaterte medlemslister per 31.12.18. Det blir sendt ut egen informasjon til gruppene når denne er klart for levering.

Mars

Legg lederkabalen for høsten
Om dere ikke har gjort det allerede: Start lederkabalen for høsten. I september vet vi hvem som skal være ledere i januar. I mars burde vi vite hvem som skal være ledere i september. Begynn å høre med hvem som ønsker å fortsette, og få oversikt over hvor vi trenger å fylle på med flere ledere.

Til gruppeting (som ofte arrangeres i mars) er det nyttig for alle å vite hvem som skal ha hovedansvaret for hver enhet, og hvilke medledere som er i hver enhet. Det kan i tillegg være lurt å gjøre et anslag på hvor mange speidere det vil være i hver enhet.

La alle ledere som er i gruppen bli spurt hvert år om de ønsker å fortsette, og kanskje også hvor langt perspektiv de har. Det er lettere å rekruttere ledere når man har ledere!

Gruppeting
Mange speidergrupper avholder gruppeting i mars. Gruppetinget er gruppens formelle besluttende organ. Det ledes av gruppeleder, og fatter beslutninger med alminnelig flertall. Alle medlemmer har fulle rettigheter ved gruppeting, og skal innkalles. I organisasjonsbestemmelenes § 1.3 finner du gruppetingets oppgaver. 

Gruppetingets oppgaver:

  • Avholde årsmøte, behandle regnskap og årsmelding.
  • Velge gruppestyre med gruppeleder og eventuelt visegruppeleder.
  • Velge revisor. Den som velges trenger ikke å være utdannet revisor, men må være en person som er villig, og som gruppa har tillit til. Medlemmer i gruppa kan ikke velges som revisor. Revisor skal være myndig.
  • Planlegge gruppas arbeid og budsjett.
  • Fastsette gruppekontingent.
  • Ha ansvar for at det skapes et godt speider- og ledermiljø i gruppa.
  • Oppnevne enhetsledere i gruppas enheter.
  • Ha ansvar for gruppas økonomi og eiendeler.
  • Velge gruppas representanter til kretsting.

Politiattest
Vi tenker at det samtidig kan være lurt å ta en gjennomgang angående politiattester. Hver gang vi får en ny leder er det gruppeleders ansvar å sørge for at vedkommende har politiattest. I forbindelse med årsmøtet kan det være greit å sjekke om du har husket å få med alle. Det kan særlig være lett å glemme rovere som vokser seg inn i lederoppgaver. Politiattestene må også fornyes hvert 5. år så sjekk i medlemsdatabasen om noen ledere trenger å fornye sin attest.  Les mer om politiattest her.

Mars/april

Revisjonsrapport til kretsen
Kretsen skal hvert år ha revisjonsrapport fra alle grupper som bekreftelse på at gruppa har fått revidert regnskapet sitt. Fristen for dette er forskjellig fra krets til krets så dette må du sjekke med din krets. Noen kretser krever i tillegg en enkel rapport fra arbeidet. Enkelte menigheter ønsker også en tilsvarende rapport.

Leirbålskappe
Har gruppen tradisjoner med leirbålskappe er det lurt å tenke på når dere skal sy den hvis dere ikke allerede har satt det på terminlisten.

St. Georgsdagen 23. april
Arrangere St. Georgsdag. Mange grupper har tradisjon for å feire St. Georgsdag med speiderløftefornyelse.  Det er også egne St. Georg-aktivitetsmerker for oppdagere, stifinnere, vandrere og rovere, som kan kjøpes i speiderbutikken. En stund i forkant vil det også komme en St. Georgsdagshilsen på kmspeider.no.
 

Mai

Frist for frifond 1. mai
Søknadsfrist for Frifondstøtte. Les mer om Frifond her.

Planlegg høstens rekruttering
Det er på tide å tenke på rekruttering. Dette er kanskje først og fremst en jobb for gruppelederen og de som er ledere/assistenter for oppdagerne. Kanskje er det lurt å samarbeide med menigheten når de har sin 6-årsgudstjeneste?

Speiderhytte til høstens speidertur?
Skal dere leie hytte til høstens speidertur? Flere hytter har søknadsfrist på denne tiden.

Juni

Planlegging av høsten
Planlegg kommende høst og år. Det letter arbeidet til enhetslederne hvis gruppen har laget en felles terminliste med arrangementer fra gruppen, menigheten, kretsen og forbundet. Finn ut hva som passer for dere, og ha en oppdatert fil digitalt tilgjengelig for alle lederne i gruppen.

Rekruttering for høsten
Det er på tide å tenke på rekruttering. Dette er kanskje først og fremst en jobb for gruppelederen og de som er ledere/assistenter for de yngste speiderne. Kanskje er det lurt å samarbeide med menigheten når de har sin 6-årsgudstjeneste? Skal dere leie hytte til høstens speidertur? Flere hytter har søknadsfrist på denne tiden. Les mer om rekruttering her.

Innkalling til semesteroppstartsmøte i august
Informere all medlemmer om når semesteroppstartsmøtet blir til høsten. Detaljert informasjon kan sendes ut noen uke innen arrangementet.

August

Semesteroppstartsmøte for ledere og assistenter
Innhente politiattest og gjennomføre ledersamtale med nye ledere og assistenter. Diskutere gruppekalenderen og koordinere arrangementer og ukentlig drift.

Sommerleir neste sommer
Hvis ikke det blir kretsleir eller landsleir følgende år: Drøfte leiralternativer og utpeke 2-3 som får ansvar for å komme med et eller flere forslag til leir innen 1. desember. Det kan være lurt at denne oppgaven avgrenses til bare å finne alternativene med pris, tid, fordeler og ulemper, for siden å sette ned full leirkomite på et møte i desember.

September

Gjennomfør «De tre første møtene». Ta godt imot gruppens yngste speidere når dere starter opp om høsten. Involver alle lederne i gruppen og ta i bruk forslagene og materiellet dere finner i aktivitetsbanken på nettsidene.

Dette kan brukes enten deres yngste speidere er oppdagere eller stifinnere.

Oktober

1. oktober: Søknadsfrist for Frifondstøtte for arrangementer, turer og kurs.
Mer informasjon om Frifond og hvordan gruppen søker om penger finner du her.

Planlegging av kalendersalget.
Alle grupper for tilsendt tre kalendere per medlem. Frist for endring av antall kalendere/
avbestilling er 6. oktober. Kalenderne sendes fra kontoret i uke 43 og de skal betales innen 15. desember

November

15. november: Frifondtildeling - Frist for å svare på spørsmål om satsningsområder
I oktober vil gruppene motta en e-post med lenke til medlemssystemet og en side med spørsmål relatert til KFUK-KFUM-speidernes satsningsområder. Dette tilsvarer spørsmålene som tidligere stod i årsrapportskjemaet (avkrysninger), og hvert positive svar gir uttelling i form av Frifondstøtte sammen med antall medlemmer under 26 år som betaler kontingent på andre året. Dette utbetales som tidligere mot slutten av året.

Desember

Lage gruppekalender
Det letter arbeidet til enhetslederne hvis gruppen har laget en felles terminliste med arrangementer fra gruppen, menigheten, kretsen og forbundet. Finn ut hvilken form som passer for dere, og ha en oppdatert fil tilgjengelig for alle lederne i gruppen.

Planlegg sommerens leir
Det er viktig å få ut informasjonen om sommerens leir allerede før nyttår. Send ut informasjon om dato. Reklamer også for dette på e-post og der gruppen holder til. Lag gjerne plakater til å henge opp i speiderlokalet.

Har dere ikke leirplaner enda? Sjekk ut kmspeider.no/nordtangensommer!